В области административно-хозяйственной деятельности Следить за чистотой и порядком в офисе, контролировать исправность технических средств и оборудования, осуществляя с этой целью взаимодействие со службами арендодателя; Производить закупку офисной мебели, оборудования канцелярских и хозяйственных товаров; Вести учет приобретенного имущества, оборудования и других материальных ценностей, расход материалов, Контролировать их рациональное использование; Проводить совместно с бухгалтерией ежегодную инвентаризацию основных средств; Организовывать работу и контролировать работу уборщицы и работников столовой, вести учет их служебной загрузки; Решать вопросы, связанные с оформлением приглашений, виз, загранпаспортов, бронирование и покупку билетов для сотрудников компании, убывающих в командировку; Бронировать места для размещения в гостиницах для лиц прибывающих по приглашению руководства компании. Организовывать и осуществлять мероприятия по приему гостей, прибывающих по приглашению руководства компании (встречать, размещать, осуществлять перевод во время переговоров, при необходимости сопровождать в период прибывания, провожать). Организовывать поздравления сотрудников, партнеров и клиентов компании с праздничными датами и в других необходимых случаях; В области организационно-административной деятельности Готовить проекты приказов, регламентирующих внутреннюю деятельность компании; Отслеживать и контролировать ведение внутреннего и внешнего документооборота; Осуществлять подготовку совещаний и всех связанных с этим документов; Вести протоколы совещаний с последующей их рассылкой всем участникам совещания и вести контроль за выполнение решений совещаний; Осуществлять контроль за деятельностью секретариата; Контролировать сдачу сотрудниками структурных подразделений компании документов для последующего архивирования; Вести работу по переходу компании на безбумажный документооборот с последующем контролем работы последователей в режиме безбумажного документооборота; Контролировать правильность работы секретариата с входящей и исходящей документацией в режиме безбумажного документооборота; Осуществлять контроль и учет за использованием мобильных телефонов, вести соответствующие журналы регистрации, осуществлять взаимодействие с бухгалтерией по вопросам своевременной оплаты за мобильную связь, осуществлять контроль за соблюдением установленных лимитов на мобильную связь, в случая превышения установленных денежных лимитов принимать меры к выявлению причин и лиц, допустивших перерасход, своевременно информировать руководство о превышении лимитов на использование мобильной связи; Осуществлять взаимодействие с арендодателем по вопросам коммунального обслуживания арендуемых площадей; Контролировать ведение журналов прихода и ухода сотрудников и ухода сотрудников за пределы офиса в рабочее время; Осуществлять контроль за выполнением сотрудниками правил внутреннего распорядка, списки нарушителей, установленных правил еженедельного распорядка, списки нарушителей, установленных правил еженедельно вывешивать на «Информационной доске»; Следить за актуализацией информации на «Информационной доске», своевременно размещать на ней приказы, распоряжения и др. информацию, регламентирующую внутренний распорядок работы офиса; Принимать участие в разработке планов текущих ремонтов основных средств и помещений.